Thủ tục xin visa du học Nhật Bản chuẩn xác, đầy đủ nhất 2024

Visa du học Nhật Bản có mấy loại?

Hiện nay, dựa vào nhu cầu học tập của đương sự, visa du học Nhật Bản sẽ được chia làm 2 loại phổ biến:

• Visa du học tiếng: Loại visa này được cấp cho những bạn sẽ đi du học về chuyên ngành ngôn ngữ Nhật với thời hạn 12 tháng. Sau khi hết hạn, bạn có thể xin gia hạn thêm với thời gian tối đa 02 năm.

• Visa du học chuyên môn (đại học, sau đại học): Visa này sẽ được cấp cho những bạn du học bậc đại học (hoặc sau đại học) tại các trường chuyên môn. Thời hạn visa này là từ 1 - 2 năm. Sau khi hết hạn, bạn có thể làm đơn xin gia hạn visa cho đến khi tốt nghiệp.

Visa du học Nhật có 2 loại dựa vào nhu cầu học tập

Các trường hợp xin Visa du học Nhật Bản

Trước khi được cấp thị thực du học Nhật Bản, bạn buộc phải có giấy chứng nhận tư cách lưu trú (còn được gọi là COE). Dựa vào đó, sẽ có 2 trường hợp khi xin visa du học Nhật.

Trường hợp đã có giấy chứng nhận tư cách lưu trú

Nếu đã có giấy chứng nhận tư cách lưu trú, bạn chỉ cần chuẩn bị và nộp hồ sơ xin visa du học Nhật rồi phỏng vấn visa là xong. 

Để xin được giấy chứng nhận tư cách lưu trú này, bạn có thể liên hệ với phía đại diện của trường tại Nhật Bản hoặc tìm đến các trung tâm có dịch vụ visa Nhật để hỗ trợ xin COE từ Cục quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản.

Trường hợp chưa có giấy chứng nhận tư cách lưu trú

Bạn sẽ không thể xin visa du học Nhật thành công nếu chưa có giấy chứng nhận tư cách lưu trú. Do đó, bạn buộc phải thực hiện thủ tục xin COE trước. Quá trình này sẽ mất khá nhiều thời gian, thường là khoảng sau 02 tháng thì mới có thể nhận được.

Cần xin giấy tư cách lưu trú trước khi nộp hồ sơ xin visa Nhật

Hồ sơ xin visa du học Nhật bao gồm giấy tờ gì?

Để có thể xin visa Nhật diện du học thành công, một bộ hồ sơ “đẹp” và đầy đủ sẽ là yếu tố tiên quyết. Theo đó, bạn sẽ cần chuẩn bị những loại giấy tờ như sau:

• Hộ chiếu còn hạn ít nhất 06 tháng (bản gốc và 01 bản photocopy trang 2 + trang 3).

• Đơn xin visa du học Nhật Bản được khai đủ thông tin.

• Giấy báo nhập học (bản photo). Ngoài ra, khi nộp hồ sơ bạn cũng cần đem theo bản gốc để dễ dàng đối chiếu.

• Ảnh thẻ chụp trên phông nền trắng, kích thước 4.5cm x 3.5cm, được chụp trong vòng 06 tháng trở lại).

• Giấy chứng nhận tư cách lưu trú hoặc Giấy tư cách lưu trú điện tử (01 bản photocopy cả 02 mặt).

• Giấy chứng nhận văn bằng VN Naric (đối với sinh viên học trường Tiếng Nhật).

• Giấy tờ về người bảo lãnh (nếu có).

• Đơn cam kết bảo trợ tài chính của bố mẹ (hoặc người bảo lãnh).

Cách điền tờ khai xin visa du học Nhật chuẩn xác

Trong quá trình làm hồ sơ xin thị thực du học, khâu điền tờ khai rất quan trọng nhưng lại thường xuyên bị làm sai. Do đó, trước khi bắt tay vào điền thông tin, bạn nên tìm hiểu rõ các hạng mục rồi mới tiến hành điền.

Cần điền đầy đủ các mục trong tờ khai

Hiện nay, có 2 loại tờ khai xin visa du học Nhật Bản, bao gồm tờ khai có mã QR và tờ khai không có mã QR. Cụ thể như sau:

• Tờ khai có mã QR: Sau khi tải đơn xuống, bạn cần dùng phần mềm Adobe Acrobat để đọc và điền thông tin vào đơn. Khi mọi thông tin đã được điền một cách đầy đủ và nhìn thấy ô mã vạch đã được hiện to lên, bạn đã có thể in tờ khai ra.

• Tờ khai không có mã QR: Đối với loại tờ khai này, bạn có thể điền form bằng cách đánh máy hoặc viết tay sau khi in ra trên khổ giấy A4. Một số lưu ý khi điền tờ khai:

  • Cần đánh máy (hoặc viết tay) bằng chữ in hoa.

  • Thông tin được khai cần được trình bày bằng tiếng Anh.

  • Ảnh thẻ cần được dán ở vị trí trên cùng, bên phải của tờ khai.

  • Không được dập ghim lên tờ khai với bất kỳ lý do nào.

  • Mọi thông tin được khai cần phải đảm bảo tính chính xác và khớp với hộ chiếu.

Quy trình nộp hồ sơ xin visa du học Nhật Bản

Thủ tục làm visa du học Nhật Bản cũng không quá phức tạp, bạn sẽ cần chuẩn bị thật kỹ hồ sơ và tiến hành theo các bước dưới đây.

Chuẩn bị hồ sơ xin visa

Đầu tiên, bạn sẽ cần chuẩn bị một bộ hồ sơ hoàn chỉnh với các loại giấy tờ đã được nêu trên. Lưu ý rằng tất cả hồ sơ đều phải được in 01 mặt trên khổ giấy A4, tuyệt đối không được cắt xén hoặc bấm ghim.

Nộp hồ sơ visa du học

Sau khi chuẩn bị đủ hồ sơ, bạn sẽ tiến hành nộp tại cửa sổ lãnh sự Nhật Bản.

• Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản: Sẽ tiếp nhận hồ sơ của những ai đang sinh sống và làm việc tại miền Nam (từ các tỉnh Đắk Lắk, Phú Yên trở vào). Trường hợp người đó có nơi sinh ở miền Bắc thì sẽ cần nộp thêm photo hộ khẩu/sổ tạm trú/02 mặt thẻ CCCD/xác nhận tạm trú có địa chỉ đang cư trú trong Nam.

• Đại sứ quán Nhật Bản: Sẽ tiếp nhận hồ sơ của những ai đang sinh sống và làm việc tại miền Bắc (từ các tỉnh Bình Định, Gia Lai, Kontum trở ra). Trường hợp người đó có nơi sinh ở miền Nam thì sẽ cần nộp thêm giấy tờ bổ sung tương tự như trên.

• Đại lý ủy thác: Ngoài ra, bạn cũng có thể nộp hồ sơ xin visa Nhật tại các đại lý ủy thác như TripU. Gọi ngay hotline 0938 301 279 để được đội ngũ chuyên viên hỗ trợ nhanh chóng nhất.

Phỏng vấn visa du học Nhật

Mọi đương đơn khi xin visa du học Nhật đều phải trải qua vòng phỏng vấn. Nếu phỏng vấn rớt, đồng nghĩa với việc bạn bị trượt visa Nhật, và phải đợi đến 06 tháng sau đó mới có thể xin visa lại với cùng một mục đích du học. Vì vậy, bạn cần chuẩn bị cho vòng phỏng vấn này thật kỹ.

Phỏng vấn là vòng bắt buộc khi xin visa Nhật Bản

Thông thường, buổi phỏng vấn chỉ kéo dài khoảng 10 phút. Nội dung phỏng vấn sẽ xoay quanh chuyên ngành bạn đăng ký du học, dự định sau khi tốt nghiệp hoặc những vấn đề cần được làm rõ trong hồ sơ.

Trong quá trình phỏng vấn, bạn hoàn toàn có thể trả lời bằng tiếng Việt. Tuy nhiên, vẫn sẽ có một số câu hỏi bằng tiếng Nhật nhằm kiểm tra năng lực tiếng Nhật của bạn. Do đó, hãy chuẩn bị mọi thứ thật chu đáo để buổi phỏng vấn diễn ra thuận lợi và suôn sẻ nhất.

Lưu ý khi phỏng vấn xin visa du học

• Nên có mặt tại địa điểm phỏng vấn trước giờ được hẹn khoảng 30 phút để có thời gian chuẩn bị và ổn định tâm lý.

• Khi đi phỏng vấn cần mặc trang phục lịch sự, gọn gàng.

• Cần giữ bình tĩnh trong suốt quá trình phỏng vấn, trả lời các câu hỏi với một thái độ lịch sự, tự tin, chú ý tốc độ chậm rãi, độ lớn vừa phải, đủ nghe,... Những yếu tố này sẽ giúp cho người phỏng vấn nhận thấy rằng bạn đã có sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho chuyến du học này.

Thời gian xét duyệt visa du học Nhật Bản mất bao lâu?

Vì quy trình buộc bạn phải trải qua vòng phỏng vấn nên tổng thời gian để xét duyệt hồ sơ visa du học thường sẽ kéo dài hơn so với các loại visa Nhật khác, tối thiểu cũng sẽ mất đâu đó từ 7 - 10 ngày làm việc.

Trong trường hợp người xin visa du học chưa có giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) thì thời gian xin thị thực sẽ phải kéo dài đến tận 2 - 3 tháng, vì quá trình để xin COE sẽ rất lâu và nhiều thủ tục.

Cần xin COE trước để rút ngắn thời gian xin visa

Ngoài ra, trong những mùa cao điểm, số lượng hồ sơ nhận vào quá nhiều dẫn đến thời gian xét duyệt còn có thể bị kéo dài hơn nữa. Chính vì thế, bạn cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và tranh thủ nộp hồ sơ sớm để không làm ảnh hưởng đến thời điểm nhập học dự kiến.

Vấn đề cần lưu ý khi xin visa du học Nhật

• Mọi hồ sơ được gửi qua đường bưu điện, email hay fax,... đều sẽ không được thụ lý. Hồ sơ xin visa phải được chính chủ nộp trực tiếp tại cửa sổ lãnh sự hoặc các đại lý ủy thác.

• Khi nộp hồ sơ tại Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán, hãy nhớ mang theo thẻ căn cước/CMND.

• Sau khi nộp hồ sơ thành công, bạn sẽ nhận được một giấy biên nhận. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hồ sơ sẽ được trả lại kèm với danh sách các giấy tờ cần được bổ sung.

Kinh nghiệm xin visa du học Nhật Bản tăng tỷ lệ đậu

Nhật Bản - một quốc gia có nền giáo dục tốt là điểm đến mơ ước của rất nhiều bạn trẻ với mong muốn du học. Do đó, để có thể nâng cao tỷ lệ đậu visa, bạn hãy tham khảo qua một số kinh nghiệm dưới đây:

• Thể hiện rõ mục đích học tập: Khi chuẩn bị hồ sơ cũng như trong suốt quá trình phỏng vấn, bạn cần cho Tổng Lãnh sự quán thấy rõ mục tiêu học tập của mình thông qua việc sử dụng tiếng Nhật thành thạo, sự hiểu biết về ngành học cùng định hướng tương lai sau khi tốt nghiệp.

• Giấy tờ đầy đủ và chuẩn xác: Cần đảm bảo mọi giấy tờ trong hồ sơ của bạn đều là thông tin chuẩn xác. Tránh tình trạng để bị nghi ngờ bằng giả, công chứng không hợp lệ hay thông tin giữa các giấy tờ không trùng khớp với nhau.

• Chứng minh tài chính: Bên cạnh bộ hồ sơ, bạn cũng cần phải chứng minh khả năng tài chính của bản thân (hoặc người bảo lãnh) để có thể đảm bảo chi trả cho mọi hoạt động khi đi du học.

• Trình độ tiếng Nhật: Trước khi du học Nhật, bạn cần trải qua kỳ thi EJU để lấy chứng chỉ tiếng Nhật (phải đạt tối thiểu trình độ N5). Ngoài ra, Đại sứ quán cũng sẽ thông qua buổi phỏng vấn để kiểm tra khả năng của bạn.

Một số câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi phổ biến mà TripU nhận được xoay quanh vấn đề làm visa Nhật du học.

Trượt visa du học Nhật Bản một lần thì có xin lại được không?

Sau khi trượt visa Nhật, bạn phải đợi sau 06 tháng thì mới có thể tiếp tục nộp đơn xin visa với cùng một mục đích. Tuy nhiên, bạn cần rà soát lại hồ sơ cũng như quy trình trước đây bị thiếu hay sai sót ở đâu để có thể điều chỉnh lại sao cho đầy đủ và chuẩn xác.

Có thể nộp lại hồ sơ sau 6 tháng kể từ khi trượt visa

Chuyển trường có ảnh hưởng đến visa du học Nhật Bản không?

Việc chuyển trường khi đi du học tất nhiên sẽ có chút ảnh hưởng đến visa của bạn. Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa với việc bạn không được phép chuyển trường.

Nếu nhận thấy ngành học không phù hợp, bạn có thể làm thủ tục để xin chuyển trường. Hoặc, bạn cũng có thể xin chuyển sang một ngôi trường có chất lượng tốt hơn với mức học phí cao hơn. Tuy nhiên, việc chuyển trường sẽ phải đáp ứng được một số điều kiện sau:

• Không được chuyển trường trong năm học đầu tiên của chương trình.

• Có thể chuyển giữa các campus trong trường nếu có được sự hỗ trợ từ phía nhà trường.

Có được phép làm thêm khi đi du học Nhật Bản không?

Du học sinh hoàn toàn có thể làm thêm trong thời gian du học Nhật Bản. Tuy nhiên, phải đảm bảo tuân thủ các quy định của Chính phủ:

• Nếu có giấy phép làm thêm, du học sinh có thể làm việc với thời gian tối đa 28 tiếng/tuần.

• Đối với visa du học Nhật, bạn chỉ có thể làm tối đa 4 tiếng/ngày vào ngày thường. Còn vào ngày nghỉ lễ thì có thể làm fulltime 8 tiếng/ngày.

• Nếu du học sinh chỉ có giấy phép làm thêm tối đa 14 tiếng/tuần và muốn gia tăng thời gian làm thêm lên 28 tiếng/tuần thì cần phải làm lại hồ sơ.

• Nghiên cứu sinh hoặc sinh viên dự thính chỉ có thể làm thêm nhiều nhất là 14 tiếng/tuần. Trường hợp muốn làm nhiều hơn sẽ cần phải xin giấy phép riêng.

Du học sinh có thể đi làm thêm nếu như có giấy phép

Có hình xăm trên người thì có đi du học Nhật Bản được không?

Nếu bạn chỉ có những hình xăm nhỏ, nằm ở những vị trí kín đáo, có thể che được thì vẫn có thể đi du học Nhật. Tuy nhiên, nếu trên cơ thể có những hình xăm lớn, dễ thấy như ở mặt, cổ, tay,... thì nên cân nhắc đến việc xóa hình xăm trước khi nộp hồ sơ xin visa.

Xin visa du học Nhật Bản nhanh chóng tại TripU

Việc làm thủ tục xin visa Nhật diện du học cần được thực hiện chuẩn quy trình cũng như hồ sơ phải đầy đủ và chính xác thì mới có khả năng cao được cấp visa. Do đó, bạn nên tìm đến những cơ sở, đại lý ủy thác visa uy tín để được hỗ trợ một cách tốt nhất.

Đại lý ủy thác visa Nhật - TripU

Là một trong những đại lý ủy thác nổi tiếng, lâu năm của Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản, TripU đã nhận được sự tin tưởng của hàng ngàn khách hàng tại khu vực TPHCM nói riêng và toàn miền Nam nói chung. 

Nếu bạn đang có nhu cầu tư vấn về việc xin visa du học Nhật Bản, hãy liên hệ với TripU qua hotline 0938 301 279 hoặc đến thẳng  văn phòng TripU tại địa chỉ 90A Nguyễn Thị Minh Khai, phường Võ Thị Sáu, quận 3, TPHCM để được đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi hỗ trợ sớm nhất.